Office 365 pode otimizar sua produtividade empresarial

O mundo tecnológico ao nosso redor evoluiu de uma forma que estamos cada vez mais avançando em termos de produtividade e qualidade de serviço. A necessidade de transformar um mundo focado no trabalho individual para um de colaboração em tempo real, a qualquer hora, em qualquer lugar do mundo, está se tornando um pré-requisito para o sucesso empresarial e a produtividade corporativa. O que isso significa? Que o ambiente de negócios onde cada pessoa cria ou edita suas tarefas individualmente e localmente em seu computador, correndo o risco de perder todo o trabalho em caso de falha, está sendo rapidamente substituído pela oportunidade de trabalhar cada vez mais em conjunto, com atividades recebendo colaboração de múltiplas pessoas e sendo atualizadas instantaneamente e online, com as informações sendo processadas por meio de uma 'nuvem' tecnológica. O Microsoft Office 365 atualmente permite que você trabalhe alinhado a essa mudança! É uma plataforma que, ao contrário do antigo MS Office do qual herda o nome, consiste em uma grande família de soluções totalmente baseadas na nuvem, que podem ser usadas diretamente no seu navegador sem exigir qualquer tipo de instalação de programa. Essa facilidade de acessar documentos online permite que o Office 365 implemente um ambiente de nível corporativo, com uma série de vantagens para quem lida com equipes e projetos diversos. Ainda não está claro como essa família de softwares e serviços pode ajudar a aumentar a produtividade entre os funcionários da sua empresa? Vamos entender melhor.

Objetivos do Office 365

Podemos começar perguntando: afinal, o que torna o Office 365 diferente? Simples, ele vai muito além do pacote de aplicativos Office (Word/Excel/PowerPoint) e não deve ser confundido com ele. Ao implementar essa solução, você e sua equipe terão acesso a uma plataforma diversificada focada em produtividade e colaboração baseada em nuvem. Com essa solução implementada, é possível editar documentos com uma ou mais pessoas ao mesmo tempo, simplesmente configurando essa opção e, em seguida, compartilhando os arquivos com outros membros da equipe. Também oferece múltiplos níveis de acesso para atender toda a sua equipe e mantém um processo de atualização constante, dando ao usuário a chance de usar a ferramenta em seu estado mais moderno e atual, com acesso aos seus recursos mais avançados. Algumas características importantes desta versão são: • Atribuir tarefas totalmente online com operação remota; • Trabalhar em equipe, com colaboração total entre as equipes da empresa de forma nativa; • Privacidade, integridade e segurança dos dados em um ambiente de Nuvem. A interface do Office 365 é simples e intuitiva, proporcionando uma baixa curva de aprendizado. Sem mencionar que inclui um conjunto de softwares profissionais no plano empresarial, o que facilita a contratação e pode mudar completamente a forma como o trabalho é feito dentro da sua empresa, otimizando a troca de informações entre as equipes.

Produtividade do Office 365 no Mundo Corporativo

Como ele ajuda a aumentar a produtividade de uma empresa? Primeiro, porque o Office 365 possui uma gama muito completa de aplicativos e recursos, ajudando o empresário a melhorar a organização interna e otimizar a comunicação entre funcionários, clientes e parceiros. Vamos imaginar duas situações onde o uso do Office 365 pode fazer a diferença: Por exemplo, um funcionário sai de férias, mas alguém na empresa precisa de um arquivo específico que está no PC do funcionário que já viajou para o exterior; outro exemplo comum é o caso em que seu gerente está em uma reunião e precisa de um arquivo de um pen drive, mas ele está corrompido e não pode ser acessado, e para piorar, a secretária foi almoçar. Com o Office 365, todo o trabalho é salvo na nuvem e pode ser compartilhado nativamente, permitindo que seus arquivos estejam sempre acessíveis de qualquer computador e em qualquer lugar, por quem tiver as permissões de acesso para tal.

Utilidades no Plano Empresarial

Com a possibilidade de implementar funções empresariais, o Office 365 inclui serviços como o email Exchange Online, armazenamento online com OneDrive for Business, a facilidade de um repositório por equipes ou assuntos com o Sharepoint e também as poderosas opções de comunicação do Skype for Business. Confira abaixo as principais utilidades do ecossistema Office 365, que vão além dos nossos familiares Word, Excel e PowerPoint: • Sharepoint: Um dos utilitários mais completos para compartilhamento móvel inteligente, onde sua equipe pode compartilhar e armazenar informações de qualquer dispositivo, otimizando processos de inovação e conclusão de tarefas. Também pode unificar portais (como internet, intranet e extranet), aplicativos de Business Intelligence e auxiliar no gerenciamento de documentos. • Exchange Online: É o serviço de email do Office 365, conhecido por ser um serviço que pode ser acessado de múltiplas formas, seja através de software local instalado no seu computador, ou através de um navegador web com praticamente a mesma experiência da versão desktop. Ele possui recursos avançados de arquivamento, segurança e conformidade. • OneDrive for Business: Onde os funcionários podem hospedar e compartilhar arquivos e tarefas de forma fácil e segura, além de sincronizar arquivos na nuvem e acessá-los através de qualquer navegador ou dispositivo móvel. Também pode compartilhar arquivos com o ambiente externo à empresa, apresentando recursos avançados de segurança. • Skype for Business: Um poderoso comunicador instantâneo que permite conferências online, reuniões, sessões de treinamento, etc. Também permite compartilhar a tela do seu computador e gerar interação através de mensagens instantâneas entre os funcionários. Clara vantagem na redução de custos de chamadas locais ou de longa distância e até mesmo de viagens. • Planner: É a ferramenta de gerenciamento de tarefas e projetos, permitindo adicionar participantes e atribuir atividades a eles. Facilita o controle de prazos através da interação dos membros da equipe. • Sway: É o aplicativo da família Office que permite a criação rápida e prática de apresentações web, projetado para se adaptar a vários dispositivos, especialmente smartphones e tablets. • Yammer: Desempenha o papel de uma rede social para o ambiente corporativo, facilitando os processos da equipe. Com ele, você pode criar grupos de trabalho para compartilhar conhecimentos e tarefas, adicionando colaboradores externos, clientes e influenciadores para troca de mensagens, insights e brainstorming, mantendo uma interação mais dinâmica entre os membros da equipe. Todos os serviços possuem um alto nível de integração entre si e, por isso, entre os usuários, otimizando a produtividade e a agilidade na comunicação e removendo barreiras para o verdadeiro trabalho em equipe. E para sua empresa? Você já avaliou o quanto a aquisição e o uso do Office 365 podem aumentar grandemente a produtividade dos seus funcionários? A Zamak oferece suporte na implementação desta solução e uma camada extra de proteção contra hackers. Além disso, o uso de um portal web proporciona continuidade de email caso haja algum problema de distribuição de mensagens na instalação local. Conheça o serviço de proteção aprimorada do Office 365 que a Zamak oferece com total integridade, disponibilidade e segurança caso ele fique inativo.