Office 365 puede optimizar su productividad empresarial

El mundo tecnológico a nuestro alrededor ha evolucionado de tal manera que estamos avanzando cada vez más en el aspecto de productividad y calidad de servicios. La necesidad de transformar un mundo centrado en el trabajo individual hacia uno de colaboración en tiempo real, ya sea a cualquier hora o en cualquier lugar del mundo, se está convirtiendo en un requisito previo para el éxito de las empresas y para la productividad empresarial. ¿Qué quiere decir esto? Que el entorno empresarial donde cada uno crea o edita sus tareas de forma individual y localmente en su computadora, corriendo el riesgo de perder todo el trabajo en caso de una falla, está siendo rápidamente reemplazado por la oportunidad de trabajar cada vez más en conjunto, con actividades recibiendo colaboración de varias personas y siendo actualizadas instantáneamente y de forma online, con la información siendo tratada a través de una 'nube' tecnológica. Microsoft Office 365 actualmente permite trabajar de manera alineada con este cambio. Es una plataforma que, a diferencia del antiguo MS Office del cual hereda el nombre, está compuesta por una gran familia de soluciones completamente basadas en la nube, que puede ser utilizada directamente en su navegador, prescindiendo de cualquier tipo de instalación de programas. Esta facilidad para acceder a documentos de forma online permite a Office 365 implementar un entorno de nivel corporativo, con una serie de ventajas para quienes están lidiando con equipos y proyectos variados. ¿Aún no está claro cómo esta familia de software y servicios puede ayudar a aumentar la productividad entre los colaboradores de su empresa? Vamos a entenderlo mejor.

Objetivos de Office 365

Podemos comenzar preguntando: ¿qué tiene de diferente Office 365? Es simple, va mucho más allá del paquete de aplicaciones de Office (Word/Excel/PowerPoint) y no debe confundirse con él. Al implementar esta solución, tú y tu equipo tendrán acceso a una variada plataforma enfocada en la productividad y colaboración basada en la nube. Con esta solución implementada, es posible editar documentos con una o más personas al mismo tiempo, solo es necesario configurar esta opción y luego compartir los archivos con los demás miembros del equipo. También ofrece múltiples accesos para atender a todo tu equipo y mantiene un proceso de actualización constante, lo que le da al usuario la oportunidad de usar la herramienta en su estado más moderno y actual, con acceso a sus funcionalidades más avanzadas. Algunas características importantes de esta versión son: • Asignar tareas completamente en línea con operación remota; • Trabajar en equipo, con total colaboración entre los equipos de la empresa de forma nativa; • Privacidad, integridad y seguridad de los datos en un entorno Cloud. La interfaz de Office 365 es simple e intuitiva, proporcionando una curva de aprendizaje baja. Sin mencionar que cuenta con un conjunto de software profesional en el plan empresarial, lo que facilita la contratación y puede cambiar completamente la forma de trabajar dentro de tu empresa, optimizando el intercambio de información entre los equipos.

Productividad de Office 365 en el mundo corporativo

¿Cómo ayuda a aumentar la productividad de una empresa? Primero, porque Office 365 cuenta con un conjunto bastante completo de aplicaciones y funcionalidades que ayudan al empresario a mejorar la organización interna y optimizar la comunicación entre colaboradores, clientes y socios. Imaginemos dos situaciones en las que el uso de Office 365 puede hacer la diferencia: Por ejemplo, un colaborador se va de vacaciones, pero alguien en la empresa necesita un archivo específico que está en la PC del empleado que ya ha salido de viaje al extranjero; otro ejemplo común es el caso en el que su gerente está en una reunión y necesita un archivo de un pendrive, pero este está dañado y no hay forma de acceder a él y, para colmo, la secretaria salió a almorzar. Con Office 365, todo el trabajo se guarda en la nube y puede ser compartido de manera nativa, permitiendo que sus archivos estén siempre accesibles, desde cualquier computadora y en cualquier lugar, por quienes tengan los permisos de acceso para ello.

Utilitarios en el Plan Empresarial

Con la posibilidad de implementar funciones empresariales, Office 365 incluye servicios como el correo electrónico de Exchange Online, el almacenamiento en línea con OneDrive for Business, la facilidad de un repositorio por equipos o temas de SharePoint, y también las poderosas opciones de comunicación de Skype for Business. A continuación, consulte los principales utilitarios del ecosistema Office 365, que van más allá de nuestros conocidos Word, Excel y PowerPoint: •SharePoint: uno de los utilitarios más completos de compartición móvil inteligente en el que su equipo puede compartir y almacenar información desde cualquier dispositivo, optimizando procesos de innovación y cumplimiento de tareas. También puede unificar portales (como internet, intranet y extranet), Aplicaciones de Business Intelligence y también ayudar en la gestión de documentos. •Exchange Online: es el servicio de correo electrónico de Office 365, conocido por ser un servicio que se puede acceder de varias formas, ya sea a través de un software local instalado en su computadora, o a través de un navegador web con prácticamente la misma experiencia que la versión de escritorio. Cuenta con características avanzadas de archivo, seguridad y cumplimiento. •OneDrive for Business: donde los colaboradores pueden alojar y compartir archivos y tareas de manera fácil y segura, además de sincronizar archivos en la nube y acceder a ellos a través de cualquier navegador o dispositivos móviles. También se pueden compartir archivos con el entorno externo a la empresa, contando con características de seguridad avanzadas. •Skype for Business: un comunicador instantáneo poderoso que permite realizar conferencias en línea, reuniones, sesiones de capacitación, etc. Con él también es posible compartir la pantalla de su computadora y generar una interacción a través de mensajes instantáneos entre colaboradores. Ventaja clara en la reducción de costos de llamadas locales o de larga distancia e incluso con desplazamientos. •Planner: es la herramienta para la gestión de tareas y proyectos, permite agregar participantes y asignarles actividades. Facilita el control de plazos a través de la interacción de los integrantes. •Sway: es la aplicación de la familia Office que permite la creación de presentaciones web de manera rápida y práctica, preparada para adaptarse a dispositivos variados, especialmente smartphones y tablets. •Yammer: cumple la función de una red social para el entorno corporativo, facilitando los procesos en equipo. Con él puedes crear grupos de trabajo para compartir conocimientos y tareas, añadiendo colaboradores externos, clientes e influenciadores para el intercambio de mensajes, ideas y lluvia de ideas. Manteniendo una interacción más dinámica entre los miembros del equipo. Todos los servicios tienen un alto nivel de integración entre sí y, por lo tanto, entre los usuarios, optimizando la productividad y agilidad en la comunicación y eliminando barreras para un verdadero trabajo en equipo. ¿Y para tu empresa? ¿Ya has evaluado cuánto la adquisición y uso de Office 365 puede aumentar significativamente la productividad de tus colaboradores? Zamak ofrece apoyo en la implementación de esta solución y una capa extra de protección contra hackers. Además, el uso de un portal web proporciona continuidad de correo electrónico en caso de que haya algún problema de distribución de mensajes en la instalación local. Conoce el servicio de protección mejorada de Office 365 que Zamak ofrece con total integridad, disponibilidad y seguridad en caso de que quede inactivo.