La implementación de procesos y herramientas para tratar la seguridad de datos puede realizarse a través de una variedad de técnicas, incluyendo controles administrativos, mejora en la seguridad física, controles lógicos, estándares organizacionales y otras prácticas de protección que limitan el acceso de usuarios según su perfil y evitan accesos no autorizados. Además, estos procesos suelen abordar la posibilidad de que los datos sean comprometidos, con políticas de respaldo y restauración de información.
Las oficinas de contabilidad, en constante proceso de modernización, han centrado su atención en este tema. Y sobre esto es lo que te ayudaremos a reflexionar en este artículo.
La importancia de la seguridad de datos en las oficinas de contabilidad
Todas las empresas actualmente manejan datos confidenciales en algún grado. Desde los gigantes bancarios que manejan volúmenes masivos de información personal y financiera hasta los microemprendimientos que almacenan los detalles de contacto de sus clientes en un teléfono celular, los datos están en juego.
Recientemente, Brasil aprobó la Ley General de Protección de Datos (LGPD) que, en pocas palabras, es una legislación para regular y supervisar el uso de información personal por parte de las empresas. Una serie de reglas deben ser seguidas por todos los negocios que manejan datos de sus clientes. Esta es una gran razón para que los contadores se preocupen por la seguridad de los datos de sus clientes.
El principal objetivo de la seguridad de datos es proteger la información (texto, imagen, audio y video) que una organización recopila, almacena, crea, recibe o transmite. La adecuación de cómo se hace esto y el cumplimiento de la legislación también son aspectos muy importantes.
Y, al final del día, no importa qué dispositivo, tecnología o proceso se utilice para gestionar, almacenar o recopilar datos - lo primordial es que deben ser protegidos. Las violaciones de datos pueden resultar en casos de litigio y multas enormes, sin mencionar los daños a la reputación de la marca que permitió que esto sucediera.
Y esta preocupación se vuelve aún más relevante cuando miramos el volumen de violaciones de datos en la actualidad. Según un estudio global realizado por la Online Trust Alliance (OTA), los ataques cibernéticos generaron pérdidas de más de 45 mil millones de dólares en 2018.
Cómo proteger los datos de su oficina de contabilidad
Visto el panorama del desafío, ha llegado el momento de presentar algunos consejos valiosos para que proteja los datos de su oficina de contabilidad. ¡Consulte a continuación!
Trabaje solo con aplicaciones licenciadas
La facilidad con la que se desarrollan e implementan los software hoy en día, y la reducción de precios de los últimos años, ya no permiten margen para el uso de herramientas no licenciadas. Es decir, ya no hay más excusas para instalar un sistema 'informal' y utilizarlo sin contrato, sin soporte y sin respeto a los derechos legales del fabricante.
Otro gran argumento en este sentido es que los software licenciados tienen garantía de mantenimiento y reciben actualizaciones periódicamente para resolver vulnerabilidades. Con esto, las posibilidades de que los datos que circulan en el sistema sean susceptibles a fraudes disminuyen drásticamente.
Aprovecha las facilidades y la seguridad de la nube
La computación en la nube ha democratizado el acceso a infraestructuras de TI. Lo que muchos despachos contables no saben es que ofrece capas adicionales de protección de datos. Y esto se debe a que el proveedor del software como servicio (software as a service) tiene tecnología y personal calificado para monitorear los datos y hacer las modificaciones necesarias para lidiar con la evolución de las amenazas.
Al montar una infraestructura en la nube, o simplemente usar sistemas como servicio, además de reducir costos en TI, el despacho también tiene la certeza de que los datos del negocio y de sus clientes estarán más protegidos y monitoreados todo el tiempo.
Elabora una estrategia de gestión proactiva
Solo el hecho de cambiar elmindseten lo que se refiere a los datos ya es un gran paso. Lo ideal es quitar el enfoque de la resolución de problemas y llevarlo hacia el conocimiento de los riesgos.
Solo para ejemplificar: una buena estrategia de seguridad de datos debe contemplar el control de acceso a los documentos y otros archivos que contengan información sensible. Y esto debe realizarse a través de la integración de sistemas y métodos de autenticación de las personas autorizadas a utilizar los sistemas, visualizar y modificar información.
Así, conociendo dónde están los puntos débiles, es posible hacer una gestión proactiva; prevenir y proteger los datos. Y esto, es importante señalar, es mucho más barato que correr tras el perjuicio después de que ocurre un fraude.
Busque ayuda especializada
Sabemos que elcore businessde una oficina de contabilidad no son proyectos de tecnología. Contar con un proveedor especializado en estructuración y gestión de estrategias de seguridad de datos es una excelente elección.
Esto puede hacerse para proyectos específicos o en forma de outsourcing, es decir, la tercerización de determinadas rutinas o incluso de toda la operación de seguridad de TI.
Una empresa especializada en protección de datos podrá elaborar un plan de gestión proactiva; también podrá insertar herramientas y rutinas de respaldo, monitoreo y otras, que elevarán el poder tecnológico y darán la tranquilidad para que su equipo se enfoque solo en brindar el mejor servicio a los clientes.
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¿Cómo está la seguridad de datos en tu oficina de contabilidad? ¿Te gustaron los consejos que compartimos en este texto? Contáctanos y veamos cómo podemos ayudarte a estructurar una estrategia para garantizar total seguridad!