Como o armazenamento em nuvem pode ajudar o seu escritório contábil?

É essencial no mundo atual entender o armazenamento em nuvem; ele faz parte da nossa realidade em diversos momentos, inclusive nos e-mails. Portanto, os escritórios de contabilidade também precisam estar atualizados em relação a essa tecnologia. O armazenamento em nuvem oucloud computingproporciona facilidade, praticidade e redução de custos, pois os dados e informações são salvos online, sem a necessidade de um servidor físico, e através do servidor virtual (nuvem), é possível acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer momento. Listamos os 4 principais motivos para usar o armazenamento em nuvem no seu escritório de contabilidade: 1- Aumento da produtividade Com o avanço tecnológico, os contadores assumiram responsabilidades e automatizaram outras. O armazenamento em nuvem acelera o acesso às informações dos clientes, permitindo mais tempo para outras tarefas, como preparar e analisar relatórios, e agiliza o processo de prospecção de novos clientes. Existe também a possibilidade de integrar múltiplos sistemas em um único lugar, reduzindo a execução de tarefas repetitivas. Por exemplo, o contador não precisa relançar notas fiscais emitidas por uma empresa, pois o sistema integrado à nuvem registra automaticamente as notas que já foram recebidas. 2- Menores custos de manutenção Os escritórios de contabilidade costumavam manter arquivos físicos de vários clientes por muitos anos. Com o tempo, esses documentos se acumulam em caixas e armários, exigindo limpeza e organização frequentes, além de um espaço cada vez maior. Hoje, as notas fiscais eletrônicas e documentos direcionados à Receita Federal são armazenados virtualmente, mas mesmo assim, existe um "peso" que muitas vezes um computador comum não consegue suportar, por isso a nuvem é a solução mais adequada. 3- É uma tendência É uma tendência global para indivíduos e empresas reduzirem a quantidade de resíduos emitidos no meio ambiente. Portanto, os arquivos impressos estão se tornando obsoletos e menos necessários. Ainda não é possível eliminar completamente o papel, mas a tendência é que nos próximos anos haja uma redução de 90% no seu uso. A melhor alternativa ao papel é a digitalização de arquivos e o armazenamento desses conteúdos na nuvem, proporcionando redução de custos, economia de tempo e maior sustentabilidade. 4- Vantagem competitiva O armazenamento em nuvem já é uma realidade. Portanto, não é relevante dizer que é apenas uma vantagem competitiva, pois já se tornou um padrão usar essa tecnologia em todas as empresas. Aqueles que o utilizam de forma eficiente e agregam valor aos seus serviços para os clientes estão à frente. Aqueles que ainda não se adaptaram a essa realidade estão atualmente "correndo atrás" daqueles que já utilizam esses serviços há muito tempo. Fonte: Jornal Contábil  

Perguntas frequentes

O que é armazenamento em nuvem e como ele funciona em um escritório de contabilidade?

Armazenamento em nuvem (cloud computing) é a prática de salvar dados e informações online, em um servidor virtual, sem depender de um servidor físico local. No escritório de contabilidade, isso significa que a equipe pode acessar informações de clientes de qualquer lugar e a qualquer momento, com mais facilidade, praticidade e redução de custos.

Como o armazenamento em nuvem aumenta a produtividade de um escritório contábil?

A nuvem acelera o acesso às informações dos clientes, liberando mais tempo dos contadores para preparar e analisar relatórios e para prospectar novos clientes. Ela também permite integrar múltiplos sistemas em um único lugar, o que reduz tarefas repetitivas, como o contador precisar relançar manualmente notas fiscais já recebidas pelo sistema.

Por que o armazenamento em nuvem reduz os custos de manutenção do escritório de contabilidade?

Escritórios de contabilidade tradicionalmente acumulam arquivos físicos de clientes em caixas e armários, o que exige espaço, limpeza e organização constantes. Mesmo os documentos fiscais eletrônicos geram um volume de dados que um computador comum muitas vezes não suporta, e a nuvem resolve esse problema sem exigir infraestrutura física adicional.